Die neue ISO 9001:2015: Warum Sie mit Confluence optimal vorbereitet sind

ISOCERT_LOGO_hohl_schwarzIm September 2015 wurde die ISO 9001:2015 eingeführt und damit die Version aus dem Jahr 2008 abgelöst. Die ISO 9001:2015 ist eine internationale Norm für Qualitätsmanagement. Mit ihr wurde erstmalig ein bewusster Umgang mit Wissen in die ISO 9001 integriert und damit die Industrie aufgefordert, sich selbigen zu eigen zu machen. Ob ein Wiki hierfür geeignet ist, wird hier im Folgenden behandelt.

 

Neuerungen der ISO 9001:2015

 

Im Einzelnen sind folgende Punkte hervorzuheben:

  • Das Prozessmanagement muss systematischer, transparenter und effizienter gestaltet werden.
  • Das Qualitätsmanagement und die strategische Ausrichtung der Organisation dürfen nicht mehr getrennt voneinander betrachtet werden. Veränderungen betreffen immer auch die Anforderungen und Ziele.
  • Das Arbeitsumfeld erfährt Veränderungen; Verantwortlichkeiten sollen klarer und Mitarbeiter/innen besser unterstützt werden. Kunden, Lieferanten, Partner etc., sollen besser integriert werden.
  • Risiken und Chancen in Technologie, Wachstum und Veränderung müssen klar ausgearbeitet werden.
  • Ein kontinuierlicher Ausbau des Wissens und die Dokumentation der Erkenntnisse müssen sichergestellt werden.

 

Klar ersichtlich ist hierbei die Linie der neuen ISO 9001:2015. Nicht nur muss das Wissen der Firma besser festgehalten werden, auch soll es besser kommuniziert und genutzt werden. Alle Mitarbeiter/innen sollen daran teilhaben und ihr Wissen mit einbringen. Daraus ergeben sich neue Verantwortlichkeiten und Chancen, Auswirkungen und Wachstum können besser analysiert und vorhergesagt werden und die Abläufe im Unternehmen werden optimiert. 

 

Wissensmanagement ist aus diesem Grund für Unternehmen und Organisationen noch wichtiger geworden. Worum geht es dabei eigentlich und wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Wissensmanagement der ISO 9001:2015 Norm entspricht?

 

In erster Linie geht es darum, Fakten, Erfahrungen und Analysen nicht mehr in dicken Büchern festzuhalten, sondern in eine digitale Plattform, wie zum Beispiel ein Wiki, einzuspeisen, zu der alle Beteiligten Zugang haben. Das dort abgelegte Wissen kann dann jederzeit und meist auch ortsunabhängig abgerufen und aktualisiert werden.

 

 

Screenshot_QMW_Bericht

Hierbei ist es wichtig zu verstehen, dass Wissensmanagement ein Umdenken des Unternehmens erfordert. Bei dieser Art der Zusammenarbeit ist jede/r Mitarbeiter/in gleichermassen gefragt. Es geht nicht um eine Wertung der Beiträge oder hierarchische Einordnungen, sondern um eine Möglichkeit, als Organisation mehr Wissen zu nutzen als eine einzelne Person. Somit können die in der ISO 9001:2015 festgelegten Qualitätsanforderungen der Systematik, der Transparenz und der Effizienz erreicht werden.

 

Beispielsweise können Besprechungsprotokolle mit daraus resultierenden Aufgaben zeitnah für alle Mitarbeiter/innen im Wiki sichtbar gemacht werden. Auf diese Weise sind Verantwortlichkeiten sofort klargestellt, und die Mitarbeiter/innen können mitverfolgen, wann welche Aufgaben erledigt wurden und ab wann sie sich im Rahmen ihrer Arbeit darauf beziehen können.

 

QMWiki_ProjekteUebersicht

Wenn sich im Zuge von Strategieanpassungen des Unternehmens Anforderungen und Ziele ändern, kann dies umgehend im Wiki für alle sichtbar gemacht, und das QM kann darauf reagieren. Es ist hier z.B. möglich, die Bearbeitung von bestimmten Inhalten auf einzelne Personen zu beschränken, aber gleichzeitig allen Mitarbeiter/innen Leserechte zu gewährleisten. Die Historie gewährleistet einen Überblick über die Veränderungen der Inhalte; jede Version ist nachträglich noch einsehbar. Zusätzlich gibt es Funktionen, die das Kommentieren und Diskutieren der Inhalte für alle Mitarbeiter/innen möglich machen.

 

Nach Abschluss von Projekten können des Weiteren die erreichten Ziele sowie auch die Risiken und Fehlschläge und der Umgang mit selbigen umfassend beschrieben werden, um Mitarbeiter/innen die Möglichkeit zu geben, daraus zu lernen und das nächste Projekt noch erfolgreicher zu gestalten. Neue Erkenntnisse gehen so nicht verloren und müssen nicht immer wieder mühsam von jedem einzelnen erlangt werden. Veränderungen entwickeln sich zu Chancen.

 

Die Möglichkeiten von Atlassian Confluence

 

Eine solche, eben beschriebene Wiki-Plattform muss nicht neu erfunden werden. Es gibt bereits diverse verschiedene Angebote. Ein Beispiel für eine ausgereifte, vielgenutzte und bewährte Plattform ist Atlassian Confluence. Ausgestattet mit einer intelligenten Suche, individuell einstellbaren Zugriffsrechten, einem einfach zu bedienenden WYSIWYG-Editor und automatischer Versionierung wird der Einstieg erleichtert. Die Zusammenarbeit wird durch Verlinkungsmöglichkeiten, Kommentarfelder und E-Mail-Benachrichtigungen gefördert. Eine nahtlose Integration von MS Office und Open Office in Confluence sowie über 300 Plugin-Erweiterungen eröffnen zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten. Falls ein Unternehmen besondere, nicht alltägliche Anforderungen an das Qualitätsmanagement hat, ist es also durchaus möglich, dass bereits passende Erweiterungen entwickelt wurden, die hier von Nutzen sein können. Weitere Plugins können meist mit relativ geringem Aufwand entwickelt werden.

 

Screenshot_QMW_Fehler

 

Natürlich passiert so eine Umstellung nicht von selbst. In den meisten Fällen ist man gut beraten, sich Unterstützung von Experten zu holen. Das geht los bei der Beratung und Konzeption und weiter mit der Konfiguration und der Design-Anpassung von Confluence. Ein Wiki kann in eine bestehende IT-Landschaft integriert werden, und externe Diensleister können Hosting, Wartung und Support übernehmen. Zu guter Letzt sollte man sich über spezielle Confluence Schulungen und eine Anwenderdokumentation Gedanken machen, um die Mitarbeiter/innen optimal vorzubereiten und bei der Arbeit zu unterstützen.